سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف خود نیاز به نیروی کاری دارند که فقط «حاضر» نباشد، بلکه با انگیزه و انرژی در فعالیت‌ها مشارکت کند. زمانی که کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها، ارائه ایده‌ها و اجرای کارها دخیل می‌شوند، احساس تعلق بیشتری به سازمان پیدا می‌کنند. نتیجه این مشارکت، افزایش بهره‌وری، رضایت شغلی و رشد کسب‌وکار است.
در این مقاله علاوه بر معرفی سطوح مختلف مشارکت کارکنان، به راهکارهایی پرداخته‌ایم که می‌تواند مشارکت را در سازمان تقویت کند و در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری تیم‌ها و کل مجموعه شود.
مشارکت کارکنان چیست؟
مشارکت کارکنان فرآیندی است که کارکنان به طور فعال در تصمیم گیری یک سازمان یا کسب و کار درگیر می‌شوند. این در تضاد با محل‌های کاری است که در آن کارکنان صرفا از دستورات و درخواست‌های مدیران ارشد و رهبران پیروی می‌کنند.
مشارکت شکلی از توانمندسازی کارکنان است که در آن کارکنان می‌توانند احساس کنند که در جهت‌گیری شرکت مشارکت داشته و احساس مالکیت و تعلق به شرکت یا پروژه ای که در آن مشارکت دارند به دست می‌آورند.
سطوح مشارکت کارکنان
میزان مشارکت کارکنان در یک سازمان ثابت نیست و می‌تواند از حداقل تا بالاترین سطح تغییر کند. شناخت این سطوح کمک می‌کند مدیران بدانند تیمشان در چه وضعیتی است و چه اقداماتی برای افزایش بهره‌وری باید انجام دهند. به طور کلی سه سطح اصلی وجود دارد:
۱. مشارکت حداقلی
کارکنان فقط وظایف روزانه را انجام می‌دهند و انگیزه‌ای برای ارائه ایده یا قبول مسئولیت بیشتر ندارند. در این شرایط، سازمان فقط به یک حداقل خروجی دست پیدا می‌کند و فرصت‌های زیادی برای رشد از دست می‌رود.
۲. مشارکت متوسط
در این سطح، کارکنان علاوه بر انجام وظایف، پیشنهادهای کوچک می‌دهند و در کارهای گروهی مشارکت می‌کنند. همین میزان مشارکت، باعث می‌شود کارها سریع‌تر پیش برود و بهره‌وری نسبت به سطح قبلی بالاتر رود، اما هنوز ظرفیت‌های اصلی کارکنان به‌طور کامل استفاده نشده است.
۳. مشارکت بالا
کارکنان خود را بخشی از موفقیت سازمان می‌دانند، ایده‌های تازه می‌دهند، در تصمیم‌گیری‌ها حضور فعال دارند و برای بهبود فرآیندها تلاش می‌کنند. این سطح، بیشترین تأثیر را بر بهره‌وری دارد زیرا کارکنان فراتر از وظایف رسمی عمل می‌کنند و موتور محرک نوآوری و رشد سازمان می‌شوند.
اهمیت مشارکت کارکنان
از سوی دیگر، کارمندانی که در محل کار خود احساس مشارکت نمی‌کنند، احتمال بیشتری دارد که در پدیده جدیدی که به‌عنوان «ترک کردن آرام» یا انجام حداقل‌ها در محل کار، مبتلا شوند. مشارکت کارکنان با طیف گسترده‌ای از تجربیات افراد در سازمان شکل می‌گیرد. همه‌چیز از فرآیند استخدام گرفته تا فرهنگ سازمان و حتی نوع قهوه‌ای که در دفتر سرو می‌کنید می‌تواند بر سطح مشارکت کارکنان تأثیر مثبت یا منفی بگذارد.
تعداد زیادی عوامل مؤثر بر تعامل با کارکنان وجود دارد، اما تعداد کمی از آنها نقش کلیدی نسبت به سایرین دارند. Lattice بر اساس داده‌های بیش از ۳۵۰۰ نفر از مشتریان خود، درک عمیقی از محرک‌های کلیدی افزایش مشارکت کارکنان ایجاد کرده تا شرکت‌ها بتوانند بر اساس آن تلاش‌های خود را برای داشتن بیشترین تأثیر بر محیط کار و مدیریت رفتار سازمانی متمرکز کنند.
روش‌های افزایش مشارکت کارکنان در سازمان
مشارکت کارکنان به‌طور مستقیم بر بهره‌وری و موفقیت سازمان اثر می‌گذارد. برای اینکه کارکنان تنها مجری نباشند و واقعاً با انگیزه درگیر کار شوند، مدیران باید شرایطی ایجاد کنند که افراد احساس ارزشمندی و اثرگذاری داشته باشند. این کار تنها با شعار به‌دست نمی‌آید؛ بلکه نیازمند برنامه‌ریزی و اقدامات مشخص است در دوره آموزش رفتار سازمانی به بررسی و برنامه ریزی عملی برای این مورد میپردازیم. در ادامه، مهم‌ترین روش‌هایی که می‌تواند مشارکت کارکنان را تقویت کند آورده شده است:
۱. تعیین اهداف روشن
اهداف شفاف، قابل‌سنجش و دست‌یافتنی یا به صورت کلی اهداف اسمارت ، یکی از اصلی‌ترین محرک‌های مشارکت کارکنان است. وقتی کارمندان بدانند معیار موفقیتشان چیست، اعتمادبه‌نفس بیشتری پیدا می‌کنند و با انگیزه بالاتری کار می‌کنند. استفاده از چارچوب‌هایی مانند OKR (اهداف و نتایج کلیدی) کمک می‌کند مسیر حرکت مشخص باشد. بهتر است برای هر هدف دو تا پنج نتیجه کلیدی دقیق و قابل‌اندازه‌گیری تعیین کنید تا کارکنان تصویر روشنی از موفقیت داشته باشند. همچنین برگزاری جلسات منظم (مثلاً هر سه ماه یک بار) باعث می‌شود کارکنان در مسیر اهداف باقی بمانند و بهره‌وری حفظ شود.
۲. ملاقات منظم و گزارش‌گیری
هدف‌گذاری به‌تنهایی کافی نیست. لازم است مدیران به‌طور منظم (هفتگی، ماهانه یا فصلی) با کارکنان دیدار کنند و درباره میزان پیشرفت، موانع و اولویت‌ها گفتگو داشته باشند. بررسی مکرر اهداف باعث می‌شود تمرکز کارکنان حفظ شود و احساس کنند حمایت مدیریتی دارند. این ارتباط، مشارکت را افزایش می‌دهد و احتمال تحقق اهداف را بالا می‌برد.
۳. همسویی کارکنان با مدیران
وقتی کارکنان احساس کنند مدیران در کنار آنها هستند و اهداف مشترکی دارند، اعتماد بیشتری به توانایی خود پیدا می‌کنند. جلسات یک به یک میان مدیر و کارمند فرصتی است برای شناسایی موانع و طراحی استراتژی‌های بهتر. این همسویی نه‌تنها سطح مشارکت را بالا می‌برد، بلکه با حذف موانع غیرضروری، بهره‌وری کل سازمان را هم بهبود می‌بخشد.
۴. آشنایی کارکنان با اهداف کلان سازمان
مشارکت واقعی زمانی شکل می‌گیرد که کارکنان علاوه بر اهداف فردی، اهداف بزرگ‌تر سازمان را هم درک کنند. وقتی بدانند اقداماتشان چگونه به موفقیت کل مجموعه کمک می‌کند، احساس تعلق و انگیزه بیشتری خواهند داشت. بیان شفاف مأموریت و چشم‌انداز شرکت، همسویی تیم‌ها را تقویت کرده و در نهایت به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.
۵. گفتگو درباره عملکرد
کارکنان همیشه می‌خواهند بدانند عملکردشان در چه سطحی است و چگونه می‌توانند پیشرفت کنند. برگزاری جلسات بازخورد عملکرد به‌ویژه به‌صورت فصلی، می‌تواند انگیزه و مشارکت را افزایش دهد. بازخوردهای درست و سازنده به کارکنان کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف خود را بشناسند و مسیر رشد شغلی‌شان را واضح‌تر ببینند. هرچه این گفتگوها منظم‌تر و شفاف‌تر باشند، تأثیر بیشتری بر سطح مشارکت و بهره‌وری خواهند داشت.
۶. گفتگوهای رشد و توسعه شغلی
کارکنان بیش از هر چیز می‌خواهند آینده شغلی خود را در سازمان روشن ببینند. گفتگوهای منظم درباره مسیر شغلی و فرصت‌های توسعه، نه تنها انگیزه آنها را افزایش می‌دهد بلکه حس امنیت و تعلق بیشتری ایجاد می‌کند. مدیرانی که به‌طور هفتگی یا فصلی با کارکنان درباره رشد شغلی صحبت می‌کنند، سطح بالاتری از مشارکت را تجربه می‌کنند. آموزش مدیران در زمینه هدایت این گفتگوها و معرفی منابع داخلی برای رشد، یکی از مهم‌ترین اقدامات برای افزایش مشارکت است آموزش کوچینگ یکی از دوره‌های تخصصی مدیران است که به منظور آموزش و آماده سازی افراد با سطح بالای سواد سازمانی شکل گرفته‌اند.
۷. ارائه پاداش بر اساس عملکرد
پاداش زمانی تأثیرگذار است که شفاف، عادلانه و مبتنی بر عملکرد باشد. وقتی کارکنان بدانند پاداشی که دریافت می‌کنند دقیقاً به نتیجه کارشان وابسته است، اعتماد بیشتری به سازمان پیدا می‌کنند. برای موفقیت این روش، باید سازوکار پاداش‌دهی به‌روشنی برای همه توضیح داده شود تا کارکنان احساس شفافیت و عدالت داشته باشند.
۸. اشتراک‌گذاری نتایج
برگزاری نظرسنجی‌ها و ارزیابی‌های مشارکت تنها زمانی ارزشمند است که نتایج آن با کارکنان به اشتراک گذاشته شود. وقتی کارمندان نتایج را ببینند و درباره آنها گفت‌وگو کنند، احساس می‌کنند در بهبود محیط کار نقش دارند. به اشتراک گذاشتن نتایج هم در سطح کلان سازمان و هم در جلسات تیمی باعث افزایش اعتماد، شفافیت و در نهایت مشارکت بیشتر می‌شود.
۹. اقدام بر اساس نتایج ارزیابی
اشتراک‌گذاری نتایج کافی نیست؛ سازمان باید نشان دهد که بر اساس آن نتایج عمل می‌کند. اگر در ارزیابی‌ها موضوعاتی مانند فرسودگی شغلی یا کمبود منابع مشخص شود، لازم است برنامه‌های مشخصی برای رفع آنها تدوین و با کارکنان در میان گذاشته شود. وقتی کارمندان ببینند بازخوردشان واقعاً به تغییر منجر می‌شود، مشارکتشان به شکل محسوسی افزایش پیدا خواهد کرد.
۱۰. قدردانی از کارکنان
شناخت و قدردانی از تلاش کارکنان یکی از ساده‌ترین و در عین حال مؤثرترین راه‌ها برای تقویت مشارکت است که از وظایف مدیریت منابع انسانی و مدیریت متسقیم هر بخش می‌باشد. این قدردانی می‌تواند به‌صورت پاداش مالی، ارتقا، یا حتی یک پیام عمومی برای تقدیر از عملکرد مثبت باشد. ایجاد فرهنگ قدردانی باعث می‌شود کارکنان احساس ارزشمندی کنند، روحیه‌شان بالا برود و انگیزه بیشتری برای ادامه کار داشته باشند.
۱۱. حمایت از استقلال و رفاه کارکنان
کارکنان امروز بیش از هر زمان دیگری به استقلال و سلامت روان اهمیت می‌دهند. سازمان‌هایی که اعتماد بیشتری به کارکنان می‌کنند و آزادی عمل در انجام وظایف را به آنها می‌دهند، شاهد مشارکت بالاتری هستند. علاوه بر استقلال، سرمایه‌گذاری در رفاه کارکنان از جمله سلامت روان، روابط مثبت در محل کار و امنیت شغلی تأثیر چشمگیری در افزایش تعامل و حفظ نیروها دارد. ایجاد محیطی که کارکنان بتوانند خود واقعی‌شان باشند، بهترین بستر برای مشارکت عمیق است. در واقع اصول تیم سازی و رهبری بیش از گذشته در سازمان‌ها اهمیت پیدا کرده است به همین منظور در دوره تیم سازی مدرسه کسب و کار آیا تلاش کردیم به تمامی این موارد توجه کنیم و دوره‌ای کاربردی مناسب برای علاقه‌مندان تهیه کنیم.
افزایش مشارکت کارکنان نقطه‌ای کلیدی در بهره‌وری سازمان
همه آنچه گفته شد نشان می‌دهد که مشارکت کارکنان یک موضوع تزئینی یا جانبی نیست، بلکه مستقیماً با موفقیت و بهره‌وری سازمان گره خورده است. وقتی کارکنان اهداف روشن داشته باشند، با مدیران همسو شوند، بازخورد منظم دریافت کنند، فرصت رشد پیدا کنند و قدردانی شوند، احساس تعلق بیشتری به محیط کار خواهند داشت.
این احساس تعلق به‌طور طبیعی به افزایش انگیزه، نوآوری و بهره‌وری منجر می‌شود. سازمان‌هایی که به جای نگاه کوتاه‌مدت به پرداخت حقوق صرف، روی مشارکت واقعی سرمایه‌گذاری می‌کنند، در بلندمدت نیروی انسانی وفادارتر، مشتریان راضی‌تر و رشد پایدارتری خواهند داشت.
بنابراین، اگر به دنبال ارتقای عملکرد سازمان هستید، به جای تمرکز صرف بر نتایج، روی ایجاد فرهنگ مشارکت سرمایه‌گذاری کنید. این کار نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه آینده سازمان را نیز تضمین می‌کند.
سوالات متداول
۱. مشارکت کارکنان دقیقاً به چه معناست؟
مشارکت کارکنان یعنی میزان تعهد، انگیزه و اشتیاقی که افراد برای انجام کار و کمک به موفقیت سازمان دارند. این مفهوم فراتر از «رضایت شغلی» است و نشان می‌دهد کارکنان چقدر خود را بخشی از اهداف سازمان می‌دانند.
۲. چرا مشارکت کارکنان برای بهره‌وری سازمان اهمیت دارد؟
وقتی کارکنان با انگیزه و درگیر باشند، خلاقیت بیشتری نشان می‌دهند، کارها را با کیفیت بالاتر انجام می‌دهند و موانع را سریع‌تر حل می‌کنند. همه این عوامل به افزایش بهره‌وری کل سازمان منجر می‌شود.
۳. بهترین روش برای افزایش مشارکت کارکنان چیست؟
هیچ روش واحدی برای همه سازمان‌ها وجود ندارد. اما تعیین اهداف روشن، گفتگوهای منظم، قدردانی از عملکرد مثبت، ایجاد فرصت‌های رشد شغلی و حمایت از رفاه کارکنان جزو مؤثرترین روش‌ها هستند.
۴. نقش مدیران در افزایش مشارکت کارکنان چیست؟
مدیران نقش کلیدی دارند؛ آنها باید اهداف و انتظارات را شفاف کنند، موانع را برطرف کنند، به کارکنان بازخورد سازنده بدهند و با قدردانی از زحمات آنها فرهنگ مشارکت را تقویت کنند.
۵. چطور می‌توان میزان مشارکت کارکنان را اندازه‌گیری کرد؟
روش‌های مختلفی وجود دارد؛ از جمله نظرسنجی‌های دوره‌ای، جلسات بازخورد، شاخص‌های عملکرد (KPI) و ارزیابی میزان مشارکت در پروژه‌ها. مهم این است که نتایج با کارکنان به اشتراک گذاشته شده و اقدامات لازم برای بهبود انجام شود.
منبع :Lattic
