اخراج کارمند یکی از دشوارترین و درعینحال حساسترین فرایندهای مدیریتی است. در هر سازمانی ممکن است بنا بر دلایلی مانند عملکرد ضعیف، تخلف، یا تغییر در ساختار سازمانی، تصمیم به قطع همکاری با یک فرد گرفته شود. با اینحال، نحوه اجرای این تصمیم به همان اندازه خود تصمیم اهمیت دارد. اگر فرایند اخراج به شکل نادرست انجام شود، میتواند به اعتبار سازمان، روحیه کارکنان باقیمانده و حتی وجهه کارفرما در بازار کار لطمه وارد کند. در مقابل، انجام حرفهای و انسانی این فرآیند نشاندهنده بلوغ سازمانی و رعایت اصول اخلاقی در مدیریت منابع انسانی است.
نحوه اخراج کارمندان
در ادامه در مورد اصول ساده و مهمی که نشانه بلوغ در مدیریت سازمانی شرکت شما را نشان میدهد را بررسی میکنیم :
۱. پیش از هر اقدام، تیم منابع انسانی را در جریان بگذارید
اولین گام در فرآیند خاتمه همکاری، هماهنگی با تیم منابع انسانی (HR) است. HR نهتنها نقش مشاور حقوقی و رفتاری دارد، بلکه از بروز اشتباهاتی که ممکن است تبعات قانونی یا اخلاقی داشته باشند جلوگیری میکند. پیش از تصمیم نهایی، باید مستندات عملکردی کارمند بررسی شود، مکاتبات اداری ثبت گردد و اطمینان حاصل شود که تمامی هشدارها یا فرصتهای بهبود قبلاً به فرد داده شدهاند.
در بسیاری از کشورها، از جمله ایران، اخراج بدون طی مراحل قانونی یا بدون مدارک مستند میتواند سازمان را در معرض شکایت قرار دهد. بنابراین هماهنگی با مدیریت منابع انسانی، اقدامی ضروری و پیشگیرانه است.
۲. زمان و مکان مناسبی برای گفتوگو تعیین کنید
جلسه خاتمه همکاری باید در شرایطی برگزار شود که احترام و آرامش دو طرف حفظ شود. بهترین زمان معمولاً پایان روز کاری یا آخر هفته است تا از برخوردهای ناگهانی یا گفتوگوهای غیرضروری با سایر کارکنان جلوگیری شود.
محیط جلسه باید خصوصی و بدون مزاحمت باشد؛ استفاده از اتاق کنفرانس بسته یا دفتر مدیر گزینه مناسبی است. به هیچ عنوان نباید این گفتوگو در جمع یا در حضور همکاران صورت گیرد. انتخاب فضای مناسب نشان میدهد که سازمان برای شأن انسانی افراد احترام قائل است این یکی از نکات بسیار مهمی است که در آموزش رفتار سازمانی نیز به افراد گفته میشود.
۳. مستقیم و محترمانه وارد اصل موضوع شوید
مدیر باید با لحنی آرام، اما صریح، تصمیم سازمان را بیان کند. استفاده از جملات مبهم یا مقدمهچینیهای طولانی تنها موجب اضطراب و ابهام میشود.
عباراتی مانند «میخواهم درباره مسیر آیندهمان صحبت کنیم» یا «شاید بهتر باشد کمی فاصله بگیریم» فقط فضا را پیچیدهتر میکنند. گفتن مستقیم «سازمان تصمیم گرفته همکاری ما در این مقطع پایان یابد» در عین سختی، نشانه احترام و صداقت است. بهیاد داشته باشیم که در چنین موقعیتی، صداقت محترمانه همیشه بهتر از نرمگویی مبهم است.
۴. پیشینه و عملکرد کارمند را منصفانه مرور کنید
در این مرحله، باید خلاصهای از دلایل تصمیم ارائه شود. بهجای تمرکز بر احساسات یا نقد شخصی، بر دادهها، گزارشها و مستندات تمرکز کنید. بهعنوان مثال: «در سه ماه گذشته اهداف تعیینشده در بخش فروش محقق نشده و با وجود جلسات بازخورد و برنامههای اصلاحی، تغییر چشمگیری مشاهده نشد.»
همچنین اگر کارمند در گذشته عملکرد خوبی داشته، یادآوری آن احترام و انصاف سازمان را نشان میدهد. هدف از مرور عملکرد، توجیه تصمیم نیست؛ بلکه ایجاد شفافیت و درک متقابل و بروز رفتار سازمانی مناسب است.
۵. توضیح خود را شفاف، کوتاه و بدون ابهام بیان کنید
بیان طولانی یا توضیحات چندوجهی ممکن است باعث سوءتفاهم شود. پیام باید در یک تا دو جمله واضح منتقل شود. در عین حال، از واژههایی مانند «اخراج» یا «برکناری» در لحن خشن استفاده نکنید. بهتر است از عبارتهایی مانند «پایان همکاری» یا «خاتمه قرارداد کاری» استفاده شود. این تغییر ظاهراً ساده، تأثیر روانی قابل توجهی دارد.
اگر کارمند سؤالی درباره دلایل تصمیم داشت، پاسخها باید مستند، محترمانه و بدون موضعگیری شخصی باشند.
۶. تصمیم را قاطع و محترمانه تکرار کنید
در برخی موارد، فرد ممکن است به تصمیم اعتراض کند یا درخواست فرصت دوباره بدهد. در چنین شرایطی، مدیر باید ضمن همدلی، تصمیم سازمان را تأیید کند و توضیح دهد که این تصمیم پس از بررسی کامل اتخاذ شده است.
تکرار محترمانه و قاطع تصمیم، از شکلگیری بحثهای احساسی یا بینتیجه جلوگیری میکند. هدف این مرحله، پایان مؤدبانه گفتوگو و جلوگیری از امیدهای واهی است.
بهعنوان نمونه، میتوان گفت: «درک میکنم که این خبر ناخوشایند است، اما تصمیم سازمان نهایی است و بهتر است بر فرایند تسویه و انتقال وظایف تمرکز کنیم.»
۷. اطلاعات مربوط به بیمه، تسویه و مدارک رسمی را ارائه دهید
در پایان جلسه، تمام اسناد مربوط به تسویه حساب، مزایا، بیمه، سنوات، گواهی اشتغال به کار و سایر مدارک باید به فرد ارائه یا زمان دریافت آن مشخص شود.
کارمند باید بداند چه حقوقی دارد، چه مبلغی دریافت خواهد کرد و وضعیت بیمه او چگونه خواهد بود. اگر امکان دارد، نسخهای از توافق خاتمه همکاری به امضای طرفین برسد تا در آینده ابهامی پیش نیاید. شفافیت در این مرحله از بسیاری از درگیریهای حقوقی و اداری جلوگیری میکند.
۸. از خدمات فرد قدردانی و برای آیندهاش آرزوی موفقیت کنید
هرچند جدایی ممکن است ناخوشایند باشد، اما پایان محترمانه همکاری نشاندهنده بلوغ حرفهای سازمان است. یک تشکر کوتاه اما صادقانه از خدمات گذشته فرد، میتواند تأثیر مثبتی بر ذهن او بگذارد و مانع از تبلیغات منفی یا تنشهای بعدی شود.
بهعنوان مثال میتوان گفت: «از تلاشها و زمانی که برای سازمان صرف کردید سپاسگزاریم. امیدواریم در مسیرهای بعدی شغلی موفق باشید.» این جمله ساده، ضمن حفظ کرامت انسانی، حس احترام متقابل را حفظ میکند و چهرهای مثبت از سازمان در ذهن کارکنان و بازار کار بهجا میگذارد.
پایان محترمانه همکاری، نشانه بلوغ سازمانی
نحوه برخورد سازمان با کارمند در زمان جدایی، یکی از شاخصترین معیارهای سنجش فرهنگ سازمانی است. اخراج اگر با برنامهریزی، احترام و شفافیت انجام شود، میتواند بهجای یک تجربه تلخ، به فرصتی برای تثبیت اعتبار سازمان و رشد فرد تبدیل شود. مدیران منابع انسانی در این فرآیند نقش تعیینکننده دارند؛ زیرا آنها باید تعادل میان رعایت قوانین، ارزشهای انسانی و منافع سازمان را حفظ کنند.
مدیران حرفهای به جای تصمیمگیری احساسی، فرایند خاتمه همکاری را به شکلی مستند، منصفانه و با در نظر گرفتن آینده هر دو طرف پیش میبرند. چنین رویکردی نهتنها اعتماد درونسازمانی را تقویت میکند، بلکه نشاندهنده بلوغ مدیریتی و پایبندی به اصول اخلاق حرفهای است.
سوالات متداول
۱. چگونه میتوان تأثیر منفی اخراج بر روحیه سایر کارکنان را کاهش داد؟
با شفافسازی منطقی و محترمانه تصمیم، ارائه توضیحات کلی بدون ذکر جزئیات شخصی و تأکید بر عدالت سازمانی میتوان از ایجاد اضطراب یا بیاعتمادی جلوگیری کرد.
۲. آیا ارائه بازخورد پیش از اخراج الزامی است؟
بله، پیش از تصمیم نهایی باید جلسات بازخورد و فرصتهای بهبود به فرد داده شود. اخراج بدون این مرحله، از نظر حرفهای نادرست و از نظر قانونی آسیبپذیر است.
۳. در هنگام اخراج چه رفتارهایی باید اجتناب شود؟
رفتارهای احساسی، مقایسه با سایر کارکنان، سرزنش مستقیم یا اشاره به ویژگیهای شخصی فرد باید بهطور کامل پرهیز شوند. تمرکز باید فقط بر عملکرد و دلایل حرفهای باشد.
