اصول نامه نگاری تجاری در روابط بین الملل

مدرسه کسب و کار آیاآخرین به روز رسانی: 19 بهمن 1401

0 758 خواندن این مطلب 9 دقیقه زمان میبرد

اصول نامه نگاری تجاری در روابط بین الملل

قبل از گشایش اعتبار اسنادی یا همان ال.سی ابتدا باید با طرف خارجی وارد مذاکره شد و توافقات ابتدایی و نهایی را به سرانجام رساند. دانستن دانش زبان مذاکره در نامه های تجاری(ایمیل) علاوه بر تسلط کامل بر زبان انگلیسی، لازمه ی مکاتبات در نامه های بین المللی است. در ادامه مطلب ” اصول نامه نگاری تجاری در روابط بین الملل “ با ما همراه باشید.

نحوه ی آشنایی شما با طرف مقابل، نحوه ی سفارش دادن اقلام، نحوه ی پیگیری بعد از ارسال اولین ایمیل و نحوه ی پاسخ به هر کدام از ایمیل های طرف خارجی، بسیار مهم است. طرف شما باید احساس کند که با یک کسب و کار حرفه ای روبرو است و این اطمینان خاطر را دارد که در بازار پر ریسک امروز در موعد و زمان های مقرر به پول خود خواهد رسید. نحوه ی مکاتبه ی شما این نگرانی را برای طرف مذاکره کننده خارجی برطرف خواهد کرد. در این پست و پست های بعدی به شما خواهیم گفت که چگونه با طرف خارجی مذاکره کنید و از چه ادبیات و اصطلاحاتی در این نامه ها استفاده کنید.

شروع نامه های تجاری با طرف مذاکره کننده امریکایی با جمله To whom it may concern آغاز می شود.
انتهای نامه ها، به یکی از دو حالت زیر به اتمام می رسد:
اگر نامه را با Dear شروع کرده اید و بعد از آن Last name آمده باشد، نامه ی ما با Sincerely yours به اتمام می رسد.
اگر اسمی از طرف مقابل نیاورده باشیم، نامه با Faithfully yours به اتمام خواهد رسید.

پس از نامه های دوم و سوم (زمانی که کم کم در حال صمیمی شدن با طرف مذاکره کننده در ایمیل هستیم) نامه های ما با یکی از عبارات زیر به پایان می رسد:

Best wishes
Best regards
Wishes
Regards

نکته: لطفا از عبارت Yours در نامه های رسمی(در انتهای نامه) استفاده نکنید! تنها در نامه های غیر رسمی و خیلی صمیمی می توانید از این عبارت استفاده کنید.

در انتهای نامه، بعد از Sincerely yours و یا Faithfully yours ، به فاصله ی دو Enter نام خود را می نویسید.

اگر نامه تجاری است، سِمت خود را می نویسید.

اگر نامه ی تجاری از جانب کسی دیگر نوشته می شود، بعد از Sincerely yours یا Faithfully yours ، به فاصله ی یک Enter نام رِیس مربوطه(یا شخصی که نامه را از جانب آن می نویسید) و زیر نام، سِمت آن شخص را می نویسید. پس از آن، دو Enter فاصله و طبق فرمت زیر می نویسید:

For: نام شما

سِمت شما

توجه داشته باشید که بعد از For نام کسی نوشته می شود که باید نامه را امضاء کند. نه آن کسی که باید نامه را امضاء می کرد.

اگر شما از جانب کسی نامه را می نویسید، بعد از For نام شما نوشته می شود.

نکته: در ایمیل ها و مکاتبات انگلیسی، نام شما همان امضای شماست و احتیاجی به امضاء با خودکار یا امضای الکترونیکی نیست!

اگر پیوست نامه شما، موارد دیگری قرار دارد، مانند صفحات اضافی، کاتالوگ، رزومه و … می توانید در انتهای نامه با نوشتن

Enc. این مورد رابه طرف مقابل اطلاع دهید. مانند:

Enc (3 pages)

Enc. (Catalog)

Enc. (Resume)

مواردی که ایمیل شما را Spam می کنند :

اگر در قسمت Subject ایمیل، یکی از کلمات زیررا بنویسید، ایمیل شما به صورت Spam ارسال خواهد شد.

Business
Agreement
Price list

در متن ایمیل، حتما از طرف مقابل بخواهید که به شما اعلام کند که ایمیل شما را دیافت کرده است:

Dear Mr. Veisi

Please confirm the delivery

اگر فایلی همراه با ایمیل شما ارسال می شود، حتما از طرف مقابل بخواهید که فایل پیوست شده را باز کند:

Please find the following attachment

وقتی شما شروع کننده نامه (ایمیل) هستید، ابتدا باید دو نکته را همزمان ذکر کنید و بنویسید:

ابتدا باید خودتان را معرفی کنید و از کسب و کار خود برای طرف مقابل توضیح دهید.

دوم اینکه از نحوه ی آشنایی خود با طرف مقابل صحبت کنید که چگونه با آن ها آشنا شده اید.

نحوه آشنایی با طرف مقابل: ?How you got familiar with them

* Your name has been given us by Italy embassy in Iran.

ما به واسطه ی سفارت ایتالیا در ایران با شما آشنا شدیم.

* We saw your product demonstrated at Tehran fair earlier this year and would like to know about your price list.

اوایل سال محصولات شما را در نمایشگاه تهران دیدیم و علاقه داریم تا راجع به قیمت های شما اطلاعاتی بدست آوریم.

* We have seen your advertisement in last Sunday Times and would be grateful if you let us know about your new products.

ما تبلیغ شما را در آخرین شماره روزنامه تایمز دیدیم و ممنون خواهیم بود اگر در مورد محصولات جدید اطلاعاتی را در اختیار ما قرار دهید.

نحوه آشنایی از بازار: The state of the market

در نحوه ی آشنایی از بازار یک سری اطلاعات مفید را در اختیار طرف مقابل قرار می دهیم که برایش مهم و جالب باشد؛

مثلا: ما در کشورمان چقدر جمعیت داریم، چه تعداد جوان هستند، چه تعداد طرفدار فست فود هستند و…

* There is a brisk demand here for high-quality sport shirts of the type you’ve manufactured

اینجا تقاضای بسیار زیادی برای آن دسته از لباس های ورزشی است که شما تولید می کنید.

نکته: Brisk به معنای دو کلمه ی همزمان Quick و Active می باشد.

* These fancy goods are in demand during summer

این کالاهای لوکس در طول تابستان بسیار پر متقاضی هستند

* There is no market here for articles of this type in the higher price ranges but less expensive models sell very well throughout the year.

این محصولات با قیمت های بالا در اینجا بازار خوبی ندارند اما محصولات با قیمت های پایین تر در طول سال به خوبی بفروش می رسند

* You can count on a brisk turnover if prices are competitive and deliveries prompt.

برای قیمت های رقابتی و ارسال سریع، شما می توانید روی بازگشت سریع پول خود حساب کنید.

شرح جزئیات آنچه که لازم دارید: Details of what you need

* Will you please send us your catalogs and price list?

لطفا کاتالوگ ها و لیست قیمت خود را برای ما ارسال کنید

* Will you please quote price CIF Qishm for the following items in the quantities stated:

– 20 containers for product A

– 40 containers for product B

– 50 containers for product C

لطفا قیمت های CIF تحویل در قشم را برای آیتم های زیر اعلام کنید:

– 20 کانتینر برای محصول A

– 40 کانتینر برای محصول B

– 50 کانتینر برای محصول C

نکته: CIF یکی از قوانین مربوط به اینکوترمز ها می باشد

We are (also) interested in your terms of payment and in discount offer for regular purchases and large orders.

کلمه also زمانی می آید که شما یکی از جملات اول و دوم را انتخاب کرده باشید و ذکر کرده باشید؛ اکنون می خواهید این جمله را نیز استفاده کنید.

If we place order with you we will have to insist on prompt delivery. Can you guarantee delivery within three weeks of receiving orders?

اگر ما به شما سفارش دهیم، بر روی ارسال سریع تأکید داریم. آیا شما می توانید ضمانت کنید که پس از سه هفته از دریافت سفارش، ارسال را انجام دهید؟

قسمت پایانی نامه Closing remarks در اصول نامه نگاری تجاری

* We look forward to hearing from you soon (Formal)

We are looking forward to hearing from you soon (Informal)

ما منتظر پیام شما هستیم

* Your prompt response will be highly appreciated

بابت پاسخ سریع شما صمیمانه سپاسگزار خواهیم بود

* As our customer pressing us for a quotation, we hope you will be able to make us an offer within a fortnight from today’s date

از آنجایی که مشتریان ما، ما را برای دریافت قیمت ها تحت فشار قرار داده اند، امیدواریم ظرف مدت دو هفته از تاریخ امروز پیشنهاد خود را ارسال نمایید.

نکته: Fortnight به معنی دو هفته (14 وز) می باشد

پاسخ نامه های استعلامی: Replies to inquiry

حال، یک ایمیل استعلامی دریافت کرده ایم و قصد داریم تا به آن پاسخ دهیم.

قسمت اول

تشکر: Thanks

* Many thanks for your letter of 3 April.

ممنون از ایمیل ارسالی شما در تاریخ 3 آوریل

* We are pleased to have your inquiry about price list

خوشحالیم که نامه استعلامی شما را در رابطه با لیست قیمت در اختیار داریم

* Replying to your inquiry of June 26^th about catalog

در پاسخ به نامه استعلامی شما در تاریخ 26 ژوئن در مورد کاتالوگ

پاسخ نامه های استعلامی: Replies to inquiry

قسمت دوم

شروع کلام: Opening lines

* You will be interested in hearing that these pants sell very well in high season

جالب است بدانید که این شلوار ها در فصل شلوغ، به خوبی بفروش می رسند

* You will find enclosed with this letter a sample of your order

در پیوست این نامه نمونه های سفارشتان را خواهید دید

* We are pleased to inform you that interested in cooperation with you

خوشحالیم که به اطلاع شما برسانیم ما علاقمند به همکاری به شما هستیم

اصول نامه نگاری تجاری

قسمت سوم اصول نامه نگاری تجاری

قیمت و قوانین پرداخت: Price terms

* Our (quotation) (prices) are subject to 5 percent discount for cash.

قیمت ها برای پرداخت نقدی شامل پنج درصد تخفیف می شوند.

* Prices are subject to variation without notice, in accordance to market fluctuations.

قیمت ها بر طبق نوسانات بازار در معرض تغییر می باشند.

* Prices for the quality you mentioned range from $8 to $10.

بازه ی قیمت هایی که کیفیت آن مد نظر شماست، بین 8 الی 10 دلار هستند.

* Prices have (risen)(fallen)(remain steady)

قیمت ها (افزایش یافته اند) (کاهش داشته اند) (ثابت باقی مانده اند)

* Our terms are (net cash)(cash within 7 days)(cash on delivery)(cash within order)

قوانین پرداخت ما به صورت(نقد)(نقد ظرف مدت 7 روز)(نقد موقع تحویل)(نقد موقع سفارش)

* Our terms are (monthly)(quarterly) settlement

پرداخت ما به صورت (ماهانه)(چهار ماهه) تسویه می شود

* Our terms and conditions of sale printed in our invoice must be strictly observed.

قوانین و شرایط پرداخت، عینا همانگونه که در فاکتور ذکر شده باید رعایت گردد

* Payment for initial order would be required on pro-forma invoice.

برای اولین پرداخت شما باید بهمراه Pro-forma همه ی پول را پرداخت کنید

* This offer is (firm for 30 days)(subject to contract)

این پیشنهاد (به مدت 30 روز اعتبار دارد)(ماهیت قرارداد را دارد)

نکته: Subject to contract زمانی به کار می رود که قرارداد رسمی بسته شود

* This is a special offer and is not subject to our usual discount

چون این پیشنهاد ویژه است، امکان تخفیف دیگر وجود ندارد

قسمت چهارم

Supply and demand: تامین و تقاضا

* In view of heavy demand for this line, we advise you to order at once

با توجه به اینکه تقاضا برای این محصول زیاد است، ما به شما پیشنهاد می کنیم که سفارش خود را یکباره ثبت کنید

* The model you asked for is out of production, but we can supply No. 3 instead

مدلی که مد نظر شماست از چرخه تولید خارج شده، اما به جای آن ما می توانیم محصول شماره 3 را برای شما تامین کنیم

* The goods are available immediately from the stock

کالا ها به سرعت از انبار تهیه می شوند

* We cannot promise delivery before 1^st January, unless your order reaches us within 7 days.

ما نمی توانیم به شما این قول را بدهیم که قبل از اول ژانویه ارسال داشته باشیم مگر اینکه سفارش شما ظرف مدت هفت روز به دست ما برسد

قسمت پنجم

Asking for instructions

* Will you kindly let us have an early decision?

امکان دارد تصمیم خود را هر چه سریعتر به ما اعلام کنید؟

* If our proposal is acceptable to you, please confirm by replying this email.

اگر این پروپوزال برای شما مورد پذیرش هست، لطفا با پاسخ به همین ایمیل، تأیید کنید

خاتمه نامه

* Our whole experience is at your service, we hope you will make use of it.

تمام تجربیات ما در خدمت شماست، امیدواریم که از آن بهره مند گردید

* We think we have covered every point of your enquiry. If not please do not hesitate to write to us again. It will be our pleasure to give you an immediate.

ما فکر می کنیم که تمام نیاز های شما را پوشش داده ایم. اگر این چنین نیست، لطفا بدون اندک تعللی مجددا درخواست خود را بفرستید. باعث افتخار ما خواهد بود که به سرعت به شما پاسخ دهیم.