مشارکت کارکنان چیست؟
مشارکت کارکنان فرآیندی است که کارکنان به طور فعال در تصمیم گیری یک سازمان یا کسب و کار درگیر می‌شوند. این در تضاد با محل‌های کاری است که در آن کارکنان صرفا از دستورات و درخواست‌های مدیران ارشد و رهبران پیروی می‌کنند.
مشارکت شکلی از توانمندسازی کارکنان است که در آن کارکنان می‌توانند احساس کنند که در جهت‌گیری شرکت مشارکت داشته و احساس مالکیت و تعلق به شرکت یا پروژه ای که در آن مشارکت دارند به دست می‌آورند.
اهمیت مشارکت کارکنان
از سوی دیگر، کارمندانی که در محل کار خود احساس مشارکت نمی‌کنند، احتمال بیشتری دارد که در پدیده جدیدی که به‌عنوان «ترک کردن آرام» یا انجام حداقل‌ها در محل کار، مبتلا شوند. مشارکت کارکنان با طیف گسترده‌ای از تجربیات افراد در سازمان شکل می‌گیرد. همه‌چیز از فرآیند استخدام گرفته تا فرهنگ سازمان و حتی نوع قهوه‌ای که در دفتر سرو می‌کنید می‌تواند بر سطح مشارکت کارکنان تأثیر مثبت یا منفی بگذارد.
تعداد زیادی عوامل مؤثر بر تعامل با کارکنان وجود دارد، اما تعداد کمی از آنها نقش کلیدی نسبت به سایرین دارند. Lattice بر اساس داده‌های بیش از 3500 نفر از مشتریان خود، درک عمیقی از محرک‌های کلیدی افزایش مشارکت کارکنان ایجاد کرده تا شرکت‌ها بتوانند بر اساس آن تلاش‌های خود را برای داشتن بیشترین تأثیر بر محیط کار در جای درست متمرکز کنند.
روش های افزایش مشارکت کارکنان در سازمان
1. تعیین اهداف
تعیین اهداف روشن ، قابل اندازه‌گیری و دست یافتنی باعث ایجاد تعامل می‌شود و می‌تواند تاثیر پایداری بر مشارکت داشته باشند .
وقتی کارکنان از معیارهای سنجش عملکردشان آگاه باشند، می‌دانند که برای موفقیت در نقش خود چه‌کارهایی باید انجام دهند. این وضوح و درک می‌تواند به افزایش اعتمادبه‌نفس کارکنان، افزایش رضایت شغلی و در نهایت افزایش تعامل در سازمان کمک کند. درواقع، درک یک کارمند از اینکه چگونه موفقیت آنها سنجیده می‌شود، مستقیماً با افزایش مشارکت او ارتباط دارد.
اما اهداف ناکارآمد یا بیش از حد جاه طلبانه می‌توانند اثر معکوس داشته و کارکنان را بی‌انگیزه کند. به منظور افزایش مشارکت کارکنان در سازمان ، اهداف آنها باید واضح، قابل اندازه‌گیری و دست یافتنی بوده و برای انجام بهترین عملکرد تشویق شوند. به همین دلیل است که هنگام تعیین اهداف و نتایج کلیدی (OKR)، نتایج کلیدی هم به اندازه هدف مهم هستند.
داشتن دو تا پنج نتیجه کلیدی دقیق ،تاکتیکی و قابل اندازه‌گیری برای کار کردن ،به کارکنان درک عمیق تری از نحوه اندازه گیری موفقیتشان می‌دهد.
همچنین داده‌ها نشان می‌دهد که؛ کارمندانی که اهداف فردی مشخصی دارند نسبت به افرادی که اهداف فردی ندارند، از امتیاز تعامل بالاتری برخوردارند. توصیه می‌شود برای تعیین اهداف حداقل هر سه ماه جلساتی را با کارمندان برگزار کنید. زیرا چنین کاری می‌تواند آنها را در مسیر رسیدن به اهداف نگاه داشته و اندازه‌گیری عملکرد را برایتان آسان‌تر کند.
2. ملاقات با کارکنان و گزارش گیری
کارکنانی که گزارش‌های مستقیم خود را به صورت هفتگی ، ماهانه یا هر سه ماه با مدیران خود برای بحث در مورد اهداف در میان می گذارند ، احتمالا درگیری بیشتری دارند.
هدف گذاری تنها نیمی از معادله است. برای اطمینان از اینکه اهداف در اولویت کاری باقی بمانند، باید به‌طور مکرر گزارش‌های کارکنان را بررسی کنید. تا در مورد میزان پیشرفت در مسیر هدف، مرتبط بودن، و هرگونه موانعی که نیاز به رسیدگی دارند، بحث کنند.
کارکنانی که به صورت هفتگی، ماهانه یا سه ماهه با مدیران خود در مورد اهداف صحبت می‌کنند، به‌احتمال‌زیاد درگیری بیشتری دارند. داشتن مکالمات و بحث در مورد اهداف کمتر از سه ماه مطلوبیت کمتری دارد.
3. همسویی با مدیران
همسویی با مدیران باعث می شود کارکنان به توانایی خود برای رسیدن به اهداف ،اطمینان بیشتری داشته باشند داشتن گفتگوهای منظم باعث همسویی بین مدیران و گزارش‌های مستقیم آنها می‌شود. علاوه بر اینکه این همسویی با بهبود مشارکت کارکنان مرتبط است، از طرفی افرادی که به‌شدت معتقدند که با مدیران خود همسو هستند، به‌احتمال‌زیاد به توانایی خود برای دستیابی به اهداف اطمینان بیشتری دارند.
مدیران باید به صورت جلسات یک به یک با کارکنان در مورد اهداف، موانع موجود در مسیر و استراتژی‌های کاری در خلال بررسی‌ها صحبت می‌کنند.این روش به بهبود همسویی و حتی افزایش بهره‌وری از طریق حذف موانعی که مانع پیشرفت کارکنان می‌شوند کمک می‌کند.
4. شناساندن اهداف سازمان به کارکنان
کارکنان متعهد درک عمیق تری از اهداف سازمان دارند .علاوه بر دانستن اهداف فردی، کارکنان باید با اهداف بزرگ‌تر سازمانی نیز آشنا بوده تا بتوانند با مأموریت‌های شرکت ارتباط بیشتری برقرار کنند. در واقع، درک اهداف شرکت برای تعامل بسیار مهم است. بیان صریح اهداف شرکت به کارکنان کمک می‌کند تا دیدگاه سازمان و نقششان در کمک به دستیابی به آن را درک کنند.
زمانی که کارکنان بدانند چگونه اقدامات آنها به استراتژی کلی سازمان مرتبط است، باعث می‌شود تا همسویی آنها با مدیران افزایش یابد، به کارکنان هدف می‌دهد، موجب ایجاد انگیزه در کارکنان می شود و حتی باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. بنابراین کارمندان خود را در تاریکی نگه ندارید. زمانی که کارکنان بدانند شرکت به کجا می‌رود، می‌توانند نقش خود را در رسیدن به موفقیت سازمان بهتر ایفا کنند.
5. گفتگو در مورد عملکرد کارکنان
داشتن گفتگوهای مربوط به عملکرد کارکنان به صورت سه ماهه ،باعث ایجاد تعامل می‌شود.برای بررسی عملکرد کارکنان می‌توانید از سیستم ارزیابی عملکرد استفاده کنید.
درحالی‌که ارزیابی‌های عملکرد اغلب با بازخوردهای بدی مواجه هستند، اما زمانی که به خوبی انجام شوند، می‌توانند تأثیر مثبتی بر مشارکت سازمانی داشته باشند. اکثر کارمندان می‌خواهند بدانند که چگونه کار می‌کنند، کجا می‌توانند پیشرفت کنند و چگونه می‌توانند شغل خود را در سازمان رشد دهند. این گفتگوها به آنها پاسخ‌ها و درک روشنی از مراحلی که باید برای پیشرفت داشته باشند، می‌دهد.
بررسی عملکرد به‌صورت سه ماهه، بیشترین تأثیر را بر مشارکت کارکنان دارد، درحالی‌که بررسی‌های شش ماهه و سالانه به ترتیب تأثیر متوسط و کمتری دارند. بسته به منابع موجود در تیم منابع انسانی و مدیران ارشد، بررسی‌های مکرر ممکن است برای سازمان شما واقع‌بینانه نباشد.
بنابراین، هرچند وقت یک‌بار که پویایی کسب‌وکار شما اجازه می‌دهد، بررسی‌ها را اجرا کنید. روش‌های زیادی وجود دارد که نشان می‌دهد بررسی عملکرد می‌تواند تعامل را افزایش دهد.
6. گفتگوهای رشد و توسعه شغلی
گفتگوهای مکرر در زمینه توسعه شغلی می‌تواند تجربه کارکنان را بهبود بخشد .به گفته کارمندان، زمانی که صحبت از گفتگوهای رشد و توسعه شغلی به میان می‌آید، هرچه این نوع گفتگوها بیشتر باشد، بهتر است. مدیرانی که رشد شغلی را با گزارش‌های مستقیم به‌صورت هفتگی، سه یا شش ماهه و سالانه موردبحث قرار می‌دهند، نسبت به کسانی که این کار را نمی‌کنند، مشارکت بیشتری دریافت می‌کنند.
آموزش مدیران بخش مهمی از روند پیشرفت سازمان شماست. اطمینان حاصل کنید که مدیران سازمان در مورد تمام منابع موجود و فرصت‌های رشد داخلی خود آموزش دیده‌اند تا مطمئن شوید که می‌توانند با گزارش‌های مستقیم خود گفتگوهای شغلی معناداری داشته باشند.
همچنین ممکن است بخواهید به آنها یادآوری کنید که “فرصت‌های رشد” را به‌عنوان یک آیتم تکرارشونده در برنامه‌های فردی خود اضافه کنند تا توسعه همیشه در اولویت سازمان باشد.
7. ارائه پاداش بر اساس عملکرد
پاداش منصفانه و شفاف ،مشارکت کارکنان را بهبود می‌بخشد.گره زدن پاداش به عملکرد می‌تواند اهرمی برای بهبود مشارکت باشد. داده‌های لاتیس نشان می‌دهد؛ کارمندانی که می‌دانند پاداش آنها با عملکردشان مرتبط است، درگیری بیشتری با سازمان داشته و معتقدند که حقوق آنها منصفانه است.
بااین‌حال، کارمندان باید بدانند که پاداش در سازمان چگونه محاسبه می‌شود. شفافیت مهم است، بنابراین مطمئن شوید که ارتباطات و شفافیت را در طول فرآیند در نظر گرفتن پاداش در اولویت قرار دهید.
8. اشتراک گذاری نتایج
به اشتراک گذاشتن نتایج نظرسنجی مشارکت کارکنان در سطوح سازملنی و مدیریتی باعث افزایش تعامل می‌شود.
هنگام اجرای ارزیابی مشارکت کارکنان نتایج را برای خود نگه ندارید، زیرا ارتباط مستقیم و معناداری بین ارائه نتایج ارزیابی کارمندان و مشارکت کلی آنها وجود دارد.
مدیران منابع انسانی باید همیشه پس از پایان یک ارزیابی، نتایج کیفی و کمی را با کارمندان بررسی کنند. بررسی نتایج باعث می‌شود که کارمندان احساس کنند در بهبود محل کار خود نقش دارند. و این کار به آنها اجازه می‌دهد تا بازخوردهایی را که سایر کارمندان در نظرسنجی به اشتراک گذاشته‌اند بشنوند.
بررسی نتایج نباید فقط در سطح سازمانی اتفاق بیفتد، بلکه زمانی که مدیران برای بررسی این نتایج با اعضای تیم خود وقت می‌گذارند، می‌تواند باعث افزایش تعامل بین آنها شود. در واقع بین سطوح تعامل مدیرانی که نتایج نظرسنجی را با تیم‌هایشان به اشتراک می‌گذارند و آن‌هایی که این کار را انجام نمی‌دهند، تفاوت قابل ملاحظه‌ای وجود دارد.
9. اقدام در مورد نتایج ارزیابی مشارکت کارکنان
اقدام در مورد نتایج ارزیابی،مشارکت نیروی کار را بهبود می‌بخشد.پس از تجزیه و تحلیل داده‌های ارزیابی مشارکت کارکنان، مدیران سازمان باید درک روشنی از اقداماتی که برای بهبود تجربه کارکنان باید انجام شود، داشته باشند.
مدیران باید برنامه‌های دقیقی را در مورد اینکه چگونه سازمان قصد دارد به بازخورد کارکنان و یافته‌های ارزیابی رسیدگی کند، به اشتراک بگذارند. ارائه این نتایج در صورتی می‌تواند باعث ایجاد تعامل شود که همان‌طور که می‌گویید عمل کنید.
داده‌های ما نشان داد که اقدام در مورد نتایج ،بیشتر از ارائه یا بحث در مورد نتایج ، باعث ایجاد تعامل می‌شود.
بنابراین باید بر اساس آموخته‌های خود، کارمندانتان را در مورد اثرات مشارکت در کار به‌روز کنید. برای مثال، اگر ارزیابی شما نشان داد که بسیاری از کارمندان احساس فرسودگی می‌کنند، می‌توانید پیشنهادهای جدیدی برای سلامت روان یا رفاه ارائه دهید تا به کاهش فرسودگی شغلی کمک کنید.
سپس این برنامه‌ها را به‌وضوح با کارکنان خود در میان بگذارید. همچنین اقدام در مورد نتایج در سطح شرکت کمی مهم‌تر از سطح مدیریت است، بنابراین به کارکنان نشان دهید که در مورد بهبود زندگی در شرکت خود جدی هستید.
10. قدردانی از کارکنان
به رسمیت شناختن کار خوب با افزایش مشارکت کارکنان در سازمان ارتباط مثبت دارد.
هر کسی که کار خوبی انجام می‌دهد، شایسته تقدیر و پاداش است. قدردانی می‌تواند به‌صورت ترفیع، افزایش حقوق، پاداش یا حتی به رسمیت شناختن و تجلیل از زحمات کارکنان باشد و همه این‌ها می‌تواند باعث تقویت روحیه کارکنان شود. در واقع، اهمیت تقدیر از کار خوب به این دلیل است که با افزایش مشارکت کارکنان ارتباط مثبت دارد.اطمینان حاصل کنید که کسب و کار تان راه های متعددی برای جشن گرفتن و ارج نهادن به مشارکت های متعدد کارکنان دارد.
این راه‌های متعدد می‌تواند به صورت به اشتراک گذاشتن بازخورد مثبت به‌صورت خصوصی و فردی، یا به‌طور عمومی با استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی کارمندان یا به‌صورت یک تابلوی اعلانات در دفتر یا یک کانال در فضای مجازی که در آن کارکنان می‌توانند کارهای استثنایی همکاران خود را ببینند باشد.
راه‌های زیادی برای شناسایی و پاداش دادن به کارمندانتان وجود دارد، بنابراین در انتخاب بهترین راه‌ها برای کسب‌وکارتان آزادید. هر آنچه را که انتخاب می‌کنید، هدف اینست که به کارمندان خود کمک کنید تا دیده شوند و مورد قدردانی قرار گیرند.
ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت نه تنها می‌تواند به بهبود تعامل کمک کند، بلکه می‌تواند حفظ کارکنان را افزایش داده و باعث ارتقا ارزش‌های سازمانی شود.
11. حمایت از استقلال و رفاه کارکنان
مشارکت و تعامل در فرهنگی شکوفا می‌شود که از استقلال و رفاه کارکنان خود حمایت می‌کندبیشتر کارمندان خواهان اعتماد و استقلال برای انجام وظایف خود به بهترین نحو ممکن هستند. متأسفانه، برخی مدیران و فرآیندهای غیرقابل انعطاف می‌توانند کارمندان را ناامید کرده و آنها را وادار کنند تا با رفتن به یک شرکت دیگر این آزادی را در جای دیگری جستجو کنند.
داده‌ها نشان می‌دهد که وقتی مدیران بتوانند گزارش‌های مستقیم خود را با استقلالی که می‌خواهند ارائه دهند، تعامل هم برای کارکنان و هم برای مدیران شکوفا می‌شود. علاوه بر استقلال، کارمندان امروزی می‌خواهند در محل کار، خود واقعی‌شان باشند.
سرمایه گذاری در منابع ایمنی و سلامت روانی برای کارکنان در واقع برای کسب و کارهای حرکت هوشمندانه‌ای است .
داده‌های lattice نشان می‌دهد که کارکنان منابع عاطفی (مانند حمایت و روابط مثبت در محل کار) را که برای انجام کارشان نیاز دارند، بیشتر از داشتن منابع فیزیکی (مانند نرم‌افزارهای رایانه‌ای) برای تعامل می‌خواهند.
حتماً در ارزیابی‌های خود درباره فرهنگ سازمانی، رفاه کارکنان و تجربه محل کار سؤالاتی بپرسید تا بتوانید آنچه را که برای ایجاد یک محل کار مثبت لازم است را بیاموزید.
سخن آخر
دانستن اینکه سازمان‌ها کجا باید تلاش‌های خود را متمرکز کنند ، کلید ایجاد یک استراتژی مشارکت موثر با کارکنان است .داده‌های ما نشان می‌دهد که اهداف روشن کارکنان، شفافیت پاداش، بررسی مناسب عملکرد، رشد شغلی، و ارزیابی‌های مشارکت، محرک‌های اصلی مشارکت سازمانی کارکنان امروزی هستند. بااین‌حال، بسیاری از کسب‌وکارها در تلاش برای برقراری ارتباط مناسب با کارمندان و تقویت مشارکت سازمانی در محیط کار هستند. برای برطرف کردن چنین چالش بزرگی می‌توانید از موارد گفته‌شده در این مقاله استفاده کنید.
منبع :Lattic
